Politique de protection des données à caractère personnel

Dans le cadre de la navigation sur le site https://www.cse-easy.fr via le logiciel de gestion d’œuvres sociales, le EDENRED FRANCE est responsable de traitement.

A contrario, dans le cadre de la navigation sur la plateforme Edenred Meyclub, par connexion directe ou via le site https://www.cse-easy.fr, EDENRED FRANCE S.A.S est le responsable de traitement. Une politique de protection des données décrit les traitements effectués par EDENRED FRANCE S.A.S.

1. Quelles données recueille votre CSE ?

Le EDENRED FRANCE peut recueillir directement auprès de vous ou indirectement via le service des ressources humaines de l'entreprise, des données à caractère personnel.
Conformément au principe de minimisation, nous ne collectons que les données nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Les données sont traitées par le comité social et économique pour la réalisation des finalités décrites au point 2.
Les données recueillies indirectement par le EDENRED FRANCE via le service des ressources humaines sont : le nom, prénom, et coordonnées professionnelles du bénéficiaire. Vous êtes informés de cette transmission en amont et avez la possibilité de vous y opposer.

Pour l’identification de l’employé
- nom, prénom, photographie (facultatif), sexe, date de naissance, coordonnées professionnelles, coordonnées personnelles (facultatif) ;
Pour la situation familiale
- situation matrimoniale ;
- personnes à charge/ayants droit : nom, prénom, sexe, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit, nombre d’enfants.
Pour les éléments professionnels
- matricule interne, date d’embauche, service, statut, site et date de sortie.
Pour la situation financière
- références du compte bancaire ;
Pour les prestations offertes
- montant de la prestation, type de paiement (chèques, carte bancaire), numéros des bons d’achat, références du moyen de paiement.

2. Finalités des données collectées

Dans le cadre de l’exécution des prestations du EDENRED FRANCE, des données à caractère personnel, (ci-après dénommées « Données Personnelles ») concernant les Bénéficiaires sont collectées et font l’objet de traitements dans le cadre des activités du CSE.

Le traitement peut avoir tout ou partie des finalités suivantes :

Gestion administrative et comptabilité : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit, envoi de courriers ;
Historique de suivi de commandes de prestations et d’utilisation des subventions ;
Gestion des prestations d’œuvres sociales (chèques cadeaux, billetterie, chèques vacances, CESU, évènements familiaux) ;
Respect de la règlementation en vigueur.

3. Durée de conservation

Les Données Personnelles qui ne sont pas ou plus nécessaires au regard des objectifs pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées doivent être supprimées par le CSE.

En revanche le CSE sera amené à conserver certaines de vos Données Personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et URSSAF) :

Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes seront conservés dix (10) ans ;
Les justificatifs sur les activités du CSE (exemple : contrat de mariage, acte de naissance, etc.) doivent être conservées durant trois (3) ans plus l’année en cours en cas de contrôle de l’URSSAF ;
Les justificatifs en cas de prêts aux salariés (exemple : éléments de la Banque de France) à conserver pendant trois (3) ans plus l’années en cours, sauf si la durée de remboursement est plus longue ;
Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, …) doivent être conservés au minimum trois (3) ans plus l’année en cours. Cette durée peut aller jusqu’à cinq (5) ans ;
L’historique de l’utilisation des prestations sociales et culturelle et le suivi de commandes sont conservés pendant une période glissante de deux ans maximum à compter de l’exécution de la prestation.

4. Destinataires des données

Les destinataires des Données Personnelles traitées par le EDENRED FRANCE sont :

EDENRED FRANCE S.A.S à des fins d’accompagnement à l’utilisation de la solution ainsi que pour les commandes nominatives concernant les prestations de Chèques cadeaux de Noël, subvention cinéma en ligne, achats groupés, voyages, activités collectives ;
La banque du CSE ;
Commissaire aux comptes ;
Expert comptable ;
Tout autre destinataire des données : ANCV (chèques vacances), Edenred (chèques cadeaux).

5. Sécurité des données

Le EDENRED FRANCE s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la loi applicable en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les Données Personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.
Le EDENRED FRANCE veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les Données Personnelles soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les Données la formation nécessaire en matière de protection des Données Personnelles.

6. Quels sont vos droits ?

Vous pouvez, conformément à la règlementation applicable, exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, de portabilité et de limitation quant aux Données vous concernant, comme suit :

Auprès du CSE : en envoyant sa demande à l’adresse email : info@cse-easy.fr (ou par courrier postal à : EDENRED FRANCE - 16 rue François Ory, 92120 Montrouge
Auprès de EDENRED FRANCE S.A.S concernant les traitements liés à l’utilisation de la plateforme Edenred Meyclub, par email à l’adresse : rgpd-dpo@edenred.com (ou par courrier postal à : EDENRED FRANCE S.A.S - Délégué à la protection des données personnelles - 14 rue Chaptal, 92300 Levallois-Perret)]

7. Actualisation des données transmises

Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.

8. En savoir plus

Pour en savoir plus sur notre Politique de protection des Données Personnelles, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante :

EDENRED FRANCE
16 rue François Ory, 92120 Montrouge

9. Modification de la politique de protection des données

Le EDENRED FRANCE est susceptible de modifier cette Politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.